La información está constituida por un grupo de datos ya supervisados y ordenados, que sirven para construir un mensaje basado en un cierto fenómeno. La información permite resolver problemas y tomar decisiones, ya que su aprovechamiento racional es la base del conocimiento.
La información se da siempre en relación con sistemas y sus interacciones. Dados dos sistemas, si el primero está en un estado determinado y produce un efecto en el segundo sistema, creándole un nuevo estado, se puede decir que el segundo ha recibido información del primero. El primer sistema es la fuente y el segundo el receptor.
Así, la información tiene como condición necesaria que haya relaciones entre los sistemas y la información misma puede verse como una consecuencia de esta relación. Tomando casos más concretos, pueden distinguirse cuatro sentidos de información, que también representan cuatro niveles que se van dando de manera progresiva, uno sobre la base del otro, con un grado creciente de complejidad:
1. Información material: La interacción entre los dos sistemas que configura la información responde puramente a leyes físicas. En este caso, los sistemas son considerados como entidades físicas (compuestos de átomos, moléculas, etc.). Por ejemplo, exponer una pava con agua a una temperatura mayor de 100° C causa que el agua hierva. O también la presión sobre una determinada tecla en un teclado de computadora causa la aparición de un signo en la pantalla.
2. Información funcional: Cuando se considera el caso de sistemas biológicos o cognitivos, la información ya no es meramente material. Ejemplos se dan en seres vivos o máquinas. La interacción causal produce modificaciones en el sistema causal que no pueden explicarse exclusivamente por medio de leyes físicas. Más específicamente, se está frente a un caso de información funcional en un sistema receptor toda vez que la organización de sus estructuras determina una secuencia de hechos que sólo pueden entenderse como la ejecución de ciertas funciones que pueden ser una tarea a realizar, un mecanismo adaptativo o la conservación de ciertos parámetros (como la supervivencia o la conservación de la energía). Un ejemplo es el caso de un animal huye al detectar en su entorno a un depredador suyo (un conejo de un león).
3. Información semántica: Si las modificaciones producidas en el receptor resultan de la interacción con un sistema que no está directamente presente, sin mediar una relación física entre ambos, y mediante un input con el que sí está en contacto, entonces la información que proporciona al receptor es semántica. En otras palabras, la interacción entre los dos sistemas se produce por medio de un “representante”. Para dar un ejemplo sencillo piénsese en el caso del semáforo y un conductor cualquiera. El sistema de tránsito de una ciudad hace que un conductor detenga su auto por medio de la luz roja del semáforo (que es exclusivamente lo que el conductor percibe visualmente) y que para él significa que debe detenerse. Por supuesto, la información semántica presupone la elaboración de un código y mecanismos para procesar ese código.
4. Información pragmática: Este es el nivel de mayor complejidad de información. En este nivel se emplea información de los niveles precedentes, especialmente el semántico, para obtener fines que van más allá de las meras modificaciones en el comportamiento. Esto es, la información pragmática resulta de la utilización de información de los niveles anteriores con la finalidad de resolver problemas, imaginar alternativas, tomar decisiones, etc. Esta
nformación pragmática opera en sistemas de información semántica junto con ciertas capacidades cognitivas (como el pensamiento). Piénsese, por ejemplo, en la información que lleva a una persona a estudiar una carrera determinada, que puede implicar ciertas ideas acerca de su futuro, un interés económico en particular y preferencias sociales.
Ahora hablaremos del Flujo de Información:
El flujo de información se examina para conocer variables, parámetros, restricciones, procedimientos, estructuras, recursos entre otros; cuando se controla y se evalúa un proceso.
Toda definición de "Flujo Informativo" debe basarse en el concepto de información.
Si llamamos "sistema distribuido" a un conjunto de estados de cosas capaces de informar unos sobre otros (Barwise y Seligman 1997), y llamamos "transferencia de información" al hecho de que -dentro de un sistema distribuido- un estado de cosas informa efectivamente sobre otro, entonces podemos definir el flujo de información de un sistema distribuido como el conjunto de todas sus transferencias de información de acuerdo a un cierto análisis y en referencia a un cierto período de tiempo. Esta definición tiene la virtud de ajustarse tanto al sentido común como a los conceptos más elementales de teoría de situaciones.
Los flujos de información tienen su representación a través de los Diagramas de Flujos de Datos (DFD), que deben estar compuestos por los siguientes elementos:
• Entidad externa: representa un ente ajeno al sistema que proporciona o recibe información del mismo. Puede hacer referencia a departamentos, personas, máquinas, recursos u otros sistemas.
• Proceso: representa las funciones que realiza el sistema para transformar o manipular datos. El proceso debe ser capaz de generar los flujos de datos de salida a partir de los de entrada. El proceso puede transformar un flujo de datos de entrada en varios de salida y siempre es necesario como intermediario entre una entidad externa y un almacén de datos.
• Almacén de datos: representa la información en reposo utilizada por el sistema independientemente del sistema de gestión de datos (por ejemplo un fichero, base de datos, archivador, etc.). Contiene la información necesaria para la ejecución del proceso.
• Flujo de datos: representa el movimiento de los datos, y establece la comunicación entre los procesos y los almacenes de datos o las entidades externas.
Por último, mencionaremos los "Mapas de Proceso"
Para entender esto, vamos a definir el término proceso: Conjunto de pasos que se realizan de forma secuencial para elaborar productos o servicios. Encadenamiento de fenómenos, asociados al ser humano o a la naturaleza, que se desarrollan en un periodo de tiempo finito o infinito y cuyas fases sucesivas suelen conducir hacia un fin específico.
Tipos de proceso:
- Proceso Natural.
- Proceso Geológico.
- Proceso Cognitivo .
- Proceso de Aprendizaje.
- Proceso Judicial.
- Proceso Técnico.
- Proceso Social.
- Proceso Histórico.
Pasos a seguir en un proceso:
- Identificación de procesos estratégicos, fundamentales y de soporte.
- Construcción del mapa de procesos.
- Asignación de procesos clave a sus responsabilidades.
- Desarrollo de instrucciones de trabajo de los procesos.
Por lo que, un mapa de proceso proporciona una representación visual de cómo se ve tu proceso de principio a fin, incluyendo los pasos, la secuencia de pasos, transferencias y otras interacciones.
Ser capaz de "ver" tu proceso de principio a fin puede ser una buena manera de encontrar el lugar donde las cosas están funcionando bien, donde el trabajo no fluye bien, donde los pasos pueden ser innecesarios o redundantes y donde los pasos pueden ser demasiado complejos.
Los mapas de procesos ofrecen una base para identificar acciones de mejora y realizar un proceso más eficiente y eficaz.
Estos mapa suelen hacerse en tres niveles:
- Macro. De toda una organización.
- Nivel local. De todo un proceso.
- Nivel micro. Un sub proceso en particular.
